Rechnungsgenerator

So einfach der Auftrag auch ist, eine Rechnung erfüllt gleichzeitig zwei Aufgaben: Sie ist eine Zahlungsaufforderung, und sie ist ein Beleg, auf den beide Seiten später zurückgreifen können, falls eine Zahl je strittig wird. An dieser zweiten Aufgabe scheitert ein Zettel mit nur einer Summe darauf, und deshalb sind einige Angaben über nahezu alle Rechnungssysteme und Rechtsräume hinweg fast universell — eine eindeutige Rechnungsnummer, damit ein bestimmter Vorgang unmissverständlich referenziert werden kann, ein Ausstellungs- und ein Fälligkeitsdatum, damit Zahlungsbedingungen eindeutig statt implizit sind, Name und Kontaktdaten beider Parteien, und eine aufgeschlüsselte Liste der Posten statt einer einzelnen Pauschalsumme, damit jede Seite genau sehen kann, wofür und zu welchem Satz berechnet wurde.

Die Aufschlüsselung zählt mehr, als es zunächst scheint: Eine einzelne Zeile „1.850 € — erbrachte Dienstleistungen" gibt einem Kunden nichts, woran er sie prüfen könnte, während „Layout der Website-Startseite, 8 Std. zu 85 €" ihm erlaubt, die Rechnung selbst nachzuvollziehen, und späteres Hin und Her reduziert. Nichts davon ist rechtsraumspezifische Rechtsberatung — tatsächliche Anforderungen an Steuernummern, USt-Formulierungen und Nummerierungsregeln unterscheiden sich wirklich nach Land und Branche —, aber diese Kernfelder sind über Rechnungssysteme hinweg nahezu ein gemeinsamer Nenner, weshalb dieses Tool genau danach fragt.

Eine Rechnung ist von Natur aus eine konzentrierte Momentaufnahme sensibler Informationen — der vollständige Name eines Kunden, die Geschäftsadresse, und genau wie viel Geld wofür den Besitzer gewechselt hat. Ein typisches serverbasiertes Rechnungs-SaaS-Produkt verlangt ein Konto, speichert diese Daten dauerhaft auf eigenen Servern und wird dadurch zu einem echten Ziel: Ein Einbruch bei diesem Dienst leckt nicht nur Ihre Daten, sondern die finanziellen Details jedes Kunden, den Sie je in Rechnung gestellt haben, an einem Ort, solange das Konto besteht. Freiberufler und kleine Unternehmen, die mehrere solcher Tools für verschiedene Kunden und Projekte nutzen, vergrößern dieses Risiko mit jedem weiteren Dienst, bei dem sie sich anmelden.

Das PDF vollständig auf dieser Seite zu erzeugen entfernt diese Abhängigkeit durch Konstruktion statt durch bloße Richtlinie: Die Formulardaten liegen im eigenen Speicher des Browser-Tabs, das PDF wird von auf Ihrem Gerät laufendem JavaScript zusammengesetzt, und nichts davon wird übertragen, um den Download zu erzeugen — es gibt kein Konto, in das eingebrochen werden könnte, und keine serverseitige Kopie, die später leaken könnte, weil nie eine erstellt wird. Der Kompromiss ist der andernorts auf dieser Seite klar benannte: Nichts wird ebenfalls gespeichert, daher geht der Entwurf verloren, wenn der Tab vor dem Herunterladen geschlossen wird. Für ein Dokument, das Sie in einer Sitzung ausfüllen und herunterladen, ist das ein fairer Tausch dafür, die finanziellen Details eines Kunden nicht in die Datenbank eines weiteren Unternehmens zu geben.

Fortlaufende Rechnungsnummerierung — RE-1001, RE-1002 und so weiter, statt eines Datumsstempels oder eines jedes Mal wiederverwendeten Kundennamens — leistet mehr, als es zunächst scheint. Sie gibt beiden Seiten eine eindeutige Referenz für einen bestimmten Vorgang in E-Mails und Zahlungsaufzeichnungen, und der eigene Kreditorenbuchhaltungs-Prozess eines Kunden hängt sehr oft genau von dieser Nummer ab, um abzugleichen, für welche Rechnung eine Zahlung tatsächlich bestimmt war. Nummern zu überspringen oder wiederzuverwenden ist eine häufige, vermeidbare Ursache dafür, dass eine Zahlung auf der falschen Rechnung landet oder eine Nachfrage-E-Mail mit „welche meinen Sie?" beginnen muss.

Klare, direkt auf der Rechnung genannte Zahlungsbedingungen, statt mündlich zu Projektbeginn vereinbart und danach unausgesprochen zu bleiben, schließen einen überraschend großen Teil der Lücke zwischen „Rechnung gesendet" und „bezahlt bekommen". Ein Fälligkeitsdatum, und idealerweise ein einfacher Satz dazu, wie die Zahlung erwartet wird — Bankverbindung, eine Mahngebühren-Regelung, was auch immer zutrifft — beseitigt die Unklarheit, die einem langsam zahlenden Kunden Raum gibt, einfach nicht darüber nachzudenken. Die Rechnung zeitnah nach Lieferung der Arbeit zu senden, während ihr Wert noch frisch ist, zählt aus demselben Grund: Zahlungsbedingungen, gemessen ab einem Ausstellungsdatum, wirken nur zu Ihren Gunsten, wenn dieses Datum nah an dem liegt, wann der Kunde tatsächlich erhalten hat, wofür er bezahlt.